НОВОСТИ

13.07.16

Первинні документи. Які вони?

    Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку визначені Законом України від 16 липня 1999 року N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон N 996).

    Статтею 1 Закону N 996 визначено, що первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення, а господарська операція - це дія або подія, що викликає зміни у структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства. Згідно зі ст. 9 Закону N 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення.

    Первинні та зведені облікові документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);

• дату і місце складання;

• назву підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис", або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (ч.2 ст. 9 Закону N 996).

    Відповідно до ст. 5 Закону України від 22.05.2003 р. N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (із змінами та доповненнями, далі - Закон N 851) електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

    Згідно ст. 7 Закону N 851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

    Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

    Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

ДЕРЖАВНА ФІСКАЛЬНА
СЛУЖБА УКРАЇНИ

Лист від 04.07.2016 р. № 4352/Г/26-15-13-02-15